By Fabio Rossi, Business Partner A.Q.A Network
Secondo un’indagine Future Age su oltre 1.700 PMI italiane, l’83% delle imprese dichiara di essere in difficoltà con la gestione del personale.
Possiamo fare qualcosa?
Nelle piccole e medie imprese italiane convivono due tendenze organizzative opposte entrambe penalizzanti.
Da un lato, troviamo aziende “troppo agili”: nessun formalismo sui ruoli, decisioni prese al volo senza traccia, responsabilità che si perdono in un “ci penso io”, comunicazione che non circola. Dall’altro, troviamo realtà bloccate in gerarchie rigide dove ogni scelta, anche minima, deve prenderla il “capo” attraverso percorsi decisionali paralizzanti. Spesso questi modelli convivono insieme in uno scenario in grado di respingere anche i neoassunti più volonterosi.
La ricerca di Future Age identifica anche tre categorie di lavoratori: il 10% di figure “motrici” (leader indispensabili), il 70% di “vagoni” (diligenti ma bisognosi di guida), e preoccupante il 20% di “carichi deragliati” – dipendenti demotivati o poco produttivi che compromettono la performance aziendale.
A questa schizofrenia organizzativa si è aggiunta anche l’intelligenza artificiale con il suo carico di innovazione e cambiamento.
L’IA come opportunità per le PMI
L’intelligenza artificiale sta eliminando rapidamente lo spazio per compiti ripetitivi: data entry su gestionali, copia-e-incolla di documenti, reportistica manuale.
Questa capacità è per le PMI una grande opportunità. Mentre per le grandi aziende il problema dell’efficientamento pone la questione di come ricollocare le risorse, per le PMI, strutturalmente sottodimensionate, l’augmented capability portata dall’IA permette di scalare in un modo mai visto prima.
Ma c’è un paradosso: automatizzare processi disorganizzati significa semplicemente accelerare il caos. Le PMI che cresceranno nei prossimi anni non saranno quelle che adottano più tecnologia, ma quelle che sanno riorganizzare il lavoro per liberare il potenziale umano dove la macchina non arriva: giudizio, creatività, relazione.
Il modello ibrido: né gerarchia rigida né anarchia
Per far fronte alle incertezze ed al cambiamento si stanno propagando modelli organizzativi ibridi, nei quali, agli schemi organizzativi tradizionali vengono sovrapposte matrici di coordinamento trasversale: ruoli di supporto e di mentoring, team trasversali basati su particolari competenze, gruppi di progetto, percorsi di upskilling, ecc.
Molti modelli sono applicabili solo a grandi organizzazioni, tuttavia ci sono insegnamenti che anche le PMI devono fare propri per cogliere appieno le opportunità di questa fase caotica ma anche piena di opportunità.
Secondo il PMI Pulse of the Profession 2024, l’adozione di modelli organizzativi ibridi (che bilanciano governance e flessibilità) è cresciuta dal 20% nel 2020 al 31,5% nel 2023
Ci sono ambiti su cui le PMI dovrebbero riflettere per migliorare l’organizzazione:
- Responsabilità end-to-end sui processi.
Invece di compartimentare le attività per funzioni (vendite, amministrazione, operatività), identificare chi è responsabile di un intero processo cliente, ad esempio, dalla richiesta alla consegna. Questo riduce i passaggi di consegne inefficienti, le contrapposizioni tra reparti e i tempi morti di coordinamento.
- Autonomia con guardrails.
Gestire bene l’autonomia decisionale significa definire al meglio i processi che coprono le principali situazioni ricorrenti lasciando autorità e libertà su come risolvere il 20% dei casi particolari. Ad esempio: procedure standard per la gestione ordini ripetitivi, ma libertà di azione per situazioni anomale che richiedono creatività. La comunicazione su quel 20% deve circolare bene tra tutti.
- Visibilità dei risultati, non del controllo.
Sostituire il controllo gerarchico individuale con obiettivi condivisi dove ogni team vede l’impatto del proprio lavoro. Non riportare al capo, ma trasparenza per chi esegue.
- Mappare i “cappelli”, non i ruoli.
Nelle aziende piccole si tende a costruire organizzazioni basate solo sulle persone tralasciando l’analisi delle funzioni. In una PMI da 15 persone, il responsabile marketing spesso fa anche vendite e assistenza clienti. Invece di forzarlo in un unico riquadro dell’organigramma, bisogna comprenderne le funzioni, mappare i processi reali che gestisce, quali attività svolge, dove si creano colli di bottiglia, cosa potrebbe delegare se avesse chiarezza su chi fa cosa.
- Definire chi decide cosa, una volta per tutte.
Per pigrizia o per negligenza, non sempre c’è chiarezza su chi deve prendere certe decisioni. Creare una semplice matrice di delega: quali decisioni il titolare prende personalmente (strategia, investimenti), quali possono prendere i responsabili di area (budget operativi, assunzioni tecniche), quali possono prendere i singoli collaboratori (come organizzare il proprio lavoro, gestire clienti abituali). Ogni decisione deve avere un nome chiaro.
- Organizzare prima, automatizzare poi.
Spesso si cade nella trappola di pensare che “se installiamo quel software eliminiamo il disordine organizzativo”. Errore enorme. Prima di comprare software costosi è fondamentale avere le idee chiare sui punti precedenti. Il più delle volte il collo di bottiglia è il disordine, la scarsa documentazione, le responsabilità confuse, prima della tecnologia.
Le PMI italiane hanno una grande opportunità: la dimensione permette cambiamenti più rapidi delle grandi aziende ma serve un nuovo stile di gestione tra imprenditore, management e collaboratori.
Chi riuscirà a trovare l’equilibrio con chiarezza e flessibilità, sarà più efficiente e attrarrà anche i talenti che oggi scappano da contesti dove non riescono a emergere, costruendo l’organizzazione pronta a crescere con l’AI e diventare super-competitiva.
Se vuoi analizzare come questi elementi stanno impattando sulla tua organizzazione e individuare leve concrete di miglioramento, puoi contattarci a commerciale@aqanetwork.it.
