18 Novembre 2020

Novembre, mese di castagne, vino novello e…programmazione dell’inventario

By Giampiero Pizzolotto, Business Partner A.Q.A Network

Al di là delle battute sull’autunno, fine novembre è il periodo giusto per cominciare a programmare l’inventario di fine anno: infatti quest’attività che molte aziende vivono come un mero adempimento burocratico, va correttamente pianificata ed eseguita, tipicamente lo si fa negli ultimi giorni dell’anno perché le attività aziendali sono ridotte o ferme per le festività natalizie.

L’inventario va fatto con cura per due motivi:

• riallineare le giacenze fisiche con quelle contabili con conseguente correzione degli errori accaduti durante l’anno, consentendo di far ripartire l’azienda l’anno successivo con le giacenze di materie prime, semilavorati e prodotti finiti in ordine;
• per un’ottimale valutazione economica-aziendale: tutti sappiamo come la variazione tra le rimanenze iniziali e finali incida sul risultato economico per cui prima l’azienda viene a conoscenza di questo delta, prima si concorda con amministrazione e commercialista come valutare in bilancio questo accadimento; quante volte capita che un’azienda si aspetti un determinato utile che poi viene smentito clamorosamente dall’inventario (in più o in meno non importa, ciascuno di questi segni ha i suoi pro e contro)?

L’attività di inventario va programmata a tavolino, bisogna decidere:

• la data, considerando che fabbrica e magazzini siano non operativi; in caso contrario il materiale da utilizzare deve essere preparato prima e separato da quello oggetto di inventario;
• le squadre di personale addetto: di solito composte da due persone, una conta l’altra compila la lista, ed una squadra di controllo che ha il compito di effettuare dei controlli a campione per essere sicuri che le procedure di inventario siano correttamente rispettate;
• la suddivisione dei compiti tra le varie squadre: distinguendole per categorie merceologiche, per campate di magazzino o per reparto;
• la preparazione delle liste: tipicamente ogni gestionale ha delle procedure dedicate.

Durante l’inventario, come scritto sopra, l’apposita squadra deve fare dei controlli a campione, gli addetti devono evidenziare la merce inventariata con degli adesivi o pezzi di schotch colorato o…, per evitare di contare un articolo due volte.

L’inventario va caricato a gestionale, prima di renderlo definitivo, inserendo eventuali dati mancanti come articoli che non esistono nell’anagrafica da codificare e valorizzare, articoli presenti nell’anagrafica senza un prezzo/costo, quindi da valorizzare, ecc.

Ultima attività è il controllo di quanto caricato con la spunta delle liste, attività che deve essere svolta da due persone.

A questo punto si può far “girare” l’inventario, cioè il gestionale sovrappone l’inventario alle giacenze contabili generando le differenze inventariali.

Poiché, la gestione del magazzino comporta delle responsabilità perché si ha a che fare con merce valorizzata, bisogna fare un’analisi di Pareto delle differenze inventariali suddividendole e consegnandole ai responsabili di funzione che devono giustificare gli ammanchi più elevati. Attenzione a questo punto: serve per migliorare, non per regolare conti tra le varie funzioni! Normalmente l’output di questa attività può essere la revisione delle distinte basi, la modifica di comportamenti organizzativi, ecc.

Qualche dubbio su come effettuare correttamente il vostro inventario? I consulenti A.Q.A. sono a disposizione per aiutarvi, nel frattempo…buon inventario a tutti!

 

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