21 Gennaio 2018

La Gerarchia degli obiettivi in un sistema premiante aziendale

By Fabio Rossi, Partner Network A.Q.A.

La gerarchia di obiettivi definisce la relazione che esiste tra i vari obiettivi aziendali in un dato momento.
Molti ormai sanno che un obiettivo per essere ben formato deve essere specifico, misurabile, fissato nel tempo e coerente con il sistema di valori aziendali e tante altre cose, ma poi, ciò che porta il risultato è l’oggetto dell’obiettivo, il suo argomento.
Oggi vorrei parlarvi di come organizzare gli argomenti degli obiettivi.
L’oggetto di un obiettivo può essere un risultato da raggiungere, una prestazione da ottenere, qualcosa che riguarda tutta l’azienda o solo una sua parte o addirittura un obiettivo per un singolo individuo.
Inoltre, c’è un altro aspetto che deve essere valutato quanti obiettivi devono essere definiti e assegnati?
Per il principio che gli obiettivi devono essere tenuti bene in mente dalle persone durante l’anno, è bene non fissare troppi obiettivi. Le neuroscienze ci dicono che le persone riescono a memorizzare fino a un massimo di 7-8 elementi distinti. Quindi questo è anche il numero di obiettivi che dovrebbero essere assegnati a ciascun dipendente. Questo non vuol dire che l’azienda deve avere solo 7-8 obiettivi in tutto, ma che gli obiettivi, vanno distribuiti in modo tale che ciascun dipendente non ne abbia più di 8.
Questo è anche il numero di obiettivi strategici che ciascun centro di decisione dovrebbe avere.
Questo ci dice che il lavoro di assegnazione degli obiettivi deve necessariamente partire dall’alto.
Al livello più alto della scala decisionale, si definiscono gli obiettivi strategici.
Gli obiettivi strategici sono gli obiettivi a cui l’azienda attribuisce la maggiore importanza nel medio-lungo periodo. Sono gli obiettivi che traducono lo scopo dell’azienda, chi è veramente l’azienda e dove vuole andare.
Insieme agli obiettivi strategici, ci sono gli obiettivi specifici di livello aziendale. Gli obiettivi specifici aziendali sono obiettivi coerenti con la strategia ma non direttamente una conseguenza di questi, sono comunque obiettivi importanti.
Ad esempio una organizzazione potrebbe avere l’obiettivo strategico di migliorare il servizio e l’obiettivo importante di quotarsi in borsa, oppure di trasformarsi da Srl in SPA, oppure di trasferire lo stabilimento in una sede più grande, oppure più semplicemente, di raggiungere un certo livello di EBITDA.
Perché migliorare il servizio è un obiettivo strategico mentre la quotazione in borsa è un obiettivo specifico di livello aziendale?
Perché l’obiettivo “quotarsi in borsa” è strumentale alla strategia, mentre l’obiettivo di “migliorare il servizio” è la traduzione della strategia in pratica. Come eroghiamo il servizio identifica “chi siamo”, quotarsi in borsa è importante come trampolino di lancio per ottenere risultati importanti, è strumentale ad un percorso di crescita ma non è l’identità dell’azienda, come non lo è il fare un trasloco di sede nel corso del prossimo anno.
Una volta definiti gli obiettivi strategici, si passa in ciascuna singola area decisionale dell’azienda e si valuta cosa significa per quella specifica area l’obiettivo strategico.
Ad esempio:
L’organizzazione in questione ha l’obiettivo di migliorare il proprio servizio (ovviamente dovrà definire questo obiettivo in modo chiaro, ma supponiamo che per il momento abbia individuato che per la propria strategia, quella è la strada da intraprendere).
Cosa significa per l’area logistica “migliorare il servizio”?
Per esempio, potrebbe significare la definizione di un sistema di imballaggio più bello da vedere, che impressioni particolarmente il cliente, che riduca il numero di danneggiamenti in fase di trasporto, che si prepari molto più in fretta riducendo il tempo di lavorazione di un ordine.
Anche in questo caso si possono avere obiettivi strategici ed obiettivi strumentali. Ad esempio, in questo caso, la progettazione di un nuovo sistema di imballaggio è strategico, perché identifica come l’azienda vuole presentarsi al mondo, mentre invece l’acquisto di una macchina più veloce per avvolgere il film plastico per imballaggio è strumentale: non identifica chi siamo anche se di sicuro migliora il lavoro ed i risultati aziendali.
Poi possiamo passare ai singoli soggetti dell’area logistica.
Cosa significa per Mario, che fa il magazziniere (immaginiamo di avere un collaboratore che si chiami così) “migliorare il servizio”?
Magari Mario è velocissimo nel fare il suo lavoro, ma ogni tanto dimentica qualcosa e il suo lavoro alla fine risulta un po’ trasandato.
Per migliorare il servizio, Mario dovrebbe diventare più consapevole del fatto che la sua energia nel lavoro è importante ma è importante anche come riceve il lavoro chi viene dopo di lui. L’obiettivo, potrebbe essere quello di aumentare la cura nel proprio lavoro. L’obiettivo per Mario potrebbe essere quello di definire una sua check-list per controllare il proprio lavoro che gli permetta di auto-controllare la qualità del lavoro fatto e l’assenza di errori.
Poi gli si chiederà di usare quella check list al termine di ciascun imballaggio, per allenarsi a controllare tutti gli aspetti del proprio lavoro.
Costruiremo per Mario un’abitudine che forse prima non aveva: controllare prima di passare ad una nuova attività.
Se poi rinforzeremo il lavoro di Mario con un riconoscimento dei suoi progressi avremo trasformato Mario in un veloce ed efficiente magazziniere attento al proprio lavoro.
Mario ha migliorato il proprio servizio e con esso il servizio dell’azienda.
Ciascun collaboratore nel corso dell’anno ha un gruppo di 4-8 obiettivi da raggiungere, come deve considerare ogni singolo obiettivo? Quali sono gli obiettivi più importanti? Se nel corso dell’anno si accorge di non riuscire a raggiungere tutti gli obiettivi, quale obiettivo dovrebbe cercare di perseguire a tutti i costi e quale obiettivo viene in un secondo momento?
Questo lo si definisce con la gerarchia di obiettivi.
Abbiamo visto che il lavoro di costruzione degli obiettivi, parte da un lavoro che coinvolge la più alta direzione aziendale e serve per orientare tutti gli altri obiettivi verso il vero scopo dell’azienda. All’inizio il lavoro di definizione degli obiettivi è un lavoro divergente: gli obiettivi che un’organizzazione si può dare sono sempre tantissimi così come ciascun individuo, potrebbe darsi decine, centinaia i obiettivi.
Ma anche l’organizzazione deve fare successivamente un lavoro di selezione, deve arrivare a individuare GLI OBIETTIVI.
Una volta definiti gli obiettivi strategici e gli obiettivi importanti, bisogna fare un lavoro di trasferimento, come abbiamo visto nell’ esempio, bisogna tradurre l’obiettivo strategico aziendale in un obiettivo strategico di area e poi, se possibile, in un obiettivo strategico individuale.
Quali sono gli obiettivi più importanti?
Sembrerà strano, ma gli obiettivi più importanti sono quelli individuali e di area.
Il motivo è semplice: gli obiettivi più vicini al nostro lavoro quotidiano sono i più controllabili. Se ciascuno in azienda migliora il proprio lavoro raggiungendo un obiettivo che ha vicino, l’impatto per l’azienda è colossale. Immaginate: 10, 100, 1000 persone che migliorano quotidianamente qualcosa della propria attività! Nel giro di qualche anno l’azienda ha compiuto una vera e propria rivoluzione.
Il celebre allenatore argentino di pallavolo Julio Velasco che ha portato la nazionale di pallavolo italiana a vincere più di qualsiasi altro allenatore nella storia, aveva assegnato a ciascun giocatore l’obiettivo di migliorare e diventare eccellente in una sola caratteristica: “in squadra siete in 20 e se ciascuno di voi migliora 1 sola caratteristica, tutti insieme abbiamo migliorato e siamo eccellenti in 20 caratteristiche diverse e possiamo davvero fare la differenza”.
Quello che le organizzazioni di solito fanno, è l’analisi delle debolezze e poi danno tanti obiettivi quante sono le debolezze riscontrate. Fissare pochi obiettivi, aiuta a mantenere ben in mente quali sono le priorità e quali sono i risultati da ottenere.

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