Project Management & “Persone” | Gestire gli StakeHolder

  • 22 Febbraio 2023

    Project Management & “Persone” | Gestire gli StakeHolder

    By Claudia Miani, Business Partner A.Q.A Network

    Continuando il filone che mi è più caro, propongo anche questo mese il tema delle PERSONE nella Gestione dei Progetti. Sempre più spesso mi capita di sottolineare quanto il Project Management non sia una mera materia “tecnica”, fatta di metodi e strumenti. Anzi per avere una buona struttura di Project Management bisogna aver prima costruito un “ambiente organizzativo” che faciliti l’utilizzo delle tecniche e dei tools, per poi riuscire ad avere la diffusione di una vera e propria Project Culture aziendale.

    Quando vestiamo i panni del Capo Progetto, e ci troviamo a fare i primissimi passi in un nuovo Progetto, la prima cosa da fare è occuparci degli StakeHolder.

    I 4 passi fondamentali che il Project Management Institute [PMI] indica, in cui mi ritrovo perfettamente dopo i miei tanti anni di esperienza, sono:

    1. Riconoscere gli Stakeholder e le loro aspettative (SH Identification)
    2. Pianificare la Gestione (e il Coinvolgimento) degli Stakeholder (Plan SH Management)
    3. Ingaggiare gli Stakeholder (Manage SH Engagement)
    4. Aggiornare la situazione degli Stakeholder (Monitor SH Engagement)

    E non dobbiamo poi dimenticare un ulteriore passo, non meno importante che è:

    Curare la comunicazione, per una comunicazione che cura (attenzione alle relazioni interpersonali) e per monitorare lo stato degli Stakeholder (SH Communication)

    Gli StakeHolder sono l’insieme di tutti gli “ATTORI di Progetto”, a partire dagli attori di primo piano fino ad arrivare alle comparse.

    E vanno tenuti tutti in considerazione, con le dovute maniere e spendendo le giuste energie. Avete mai visto un film d’azione senza comparse?

    La definizione ufficiale PMI parla di chi siano persone e organizzazioni, interessate e influenzate, sia in modo attivo che passivo, dal progetto e anche solo da una piccola parte di esso:

    “Individui, gruppi od organizzazioni che possono influenzare, essere influenzati o percepirsi interessati da una decisione, attività o risultato del progetto”

    Si tratta dunque di una vasto gruppo di persone, tra cui siamo abituati a riconoscere in modo chiaro e definito il Project Team (la parte cospicua degli Stakeholder Operativi) e lo Sponsor. Tutti gli altri sono da “scoprire”, conoscere, misurare, ingaggiare e mappare!

    Sì perché l’attività da fare sugli SH è proprio così articolata!

    Sono cose che tutti noi Capi Progetto facciamo in modo naturale e inconsapevole, e che teniamo nella nostra testa.

    L’esercizio da fare questa volta è quello di Identificare tutti gli Stakeholder in un registro, che compileremo e terremo aggiornato INSIEME al nostro Core Team. Questo con l’obiettivo di creare allineamento e condivisione nel Core Team, di definire una immagine più ampia e ricca di tutti gli attori, di misurare in modo mediato e più obiettivo le loro varie caratteristiche, di arricchire la Project Culture con le buone pratiche.

    Vi proponiamo dunque la nostra versione del Registro degli Stakeholder.

    Prima sezione: IDENTIFICAZIONE:, e gestione di tutte le informazioni e dei dati necessari per avere una prima indicazione di chi sono gli Attori del nostro progetto, e quali sono i contatti per poterci interfacciare con loro.


    C’è poi la sezione della Gestione dei nostri SH: si tratta di una fase in cui andiamo a valutare il loro interesse, la loro influenza, il loro iniziale approccio al progetto e la eventuale strategia per interagire meglio con loro e modificare al meglio la loro “propensione” al progetto.


    Infine, l’ultima sezione del Registro degli Stakeholder (non sempre presente nei progetti che ho incrociato negli ultimi 25 anni), è quella che si occupa del Piano di Engagement e del Monitoraggio della sua corretta Esecuzione e del raggiungimento dei risultati attesi.


    Tre step che ci “obbligano” ad analizzare il nostro Progetto e a descriverne gli attori, a misurarli e a definire le corrette azioni per averli al nostro fianco pronti e reattivi come ci serve per raggiungere l’Obiettivo finale.

    Abbiamo anche predisposto una serie di moduli di formazione per poter far Crescere la Project Culture, attraverso la conoscenza e la consapevolezza delle persone.

    Di seguito alcuni titoli, che possiamo personalizzare secondo le diverse esigenze aziendali:

    • PM Basic: Leve e Risultati di Progetto
    • PM Advanced: Gestione dei Progetti complessi
    • Portfolio Basic: Strumenti base per il Portfolio
    • Project TEAM Basic: Essere nel Team e comprendere il Progetto
    • Steering Basic: La strategia e il supporto al Portfolio
    • PM Toolbox: Essere Project Manager e padroneggiare gli strumenti [serie di workshop]
    • Project Experience: Sperimentare il progetto, conoscersi, collaborare, divertirsi! [workshop + teambuilding]

    Se siete curiosi e volete saperne di più, o se volete aggiungere le vostre esperienze alle nostre nostre, contattateci!

    Il Team dei consulenti A.Q.A può occuparsi in Azienda dell’intero progetto di Project Trasformation, a partire dall’Assessment iniziale, fino alla definizione della Competence Map dei PM e dei Key Driver strategici per monitorare i Progetti e l’intero Portfolio.

     

     

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