25 Giugno 2023

La Gestione degli Stakeholder nella Gestione di Progetti di Change Management

Consigli Pratici per i Manager Aziendali e Project Manager

By Fabio Rossi, Business Partner A.Q.A. Network

I progetti di Change Management, come la creazione di una nuova unità di business, l’implementazione di un nuovo sistema informativo aziendale, o il cambiamento di metodi di lavoro antiquati, sono progetti che coinvolgono più persone ed entità a vari livelli. L’impatto del cambiamento non è solo sulle cose, ma agisce nel profondo delle persone coinvolte che possono sentirsi minacciate, infastidite o indifferenti al cambiamento. Questi progetti richiedono una gestione efficace degli stakeholder per avere successo.

Gli stakeholder sono tutti i soggetti interni o esterni al progetto di Change Management che hanno un interesse nel progetto e che possono influenzarne l’esito. E’ importante sottolineare che si intendono Stakeholder anche le persone o le entità che percepiscono di avere un interesse nel progetto indipendentemente dal fatto che questo sia vero o meno.

Un’analisi e gestione adeguata degli stakeholder è fondamentale per minimizzare rischi, attriti e ostacoli durante il progetto.

La prima attività di chi gestisce il progetto, è importante identificare tutti i potenziali stakeholder, interni ed esterni, e analizzare il loro livello di interesse e il potere che detengono rispetto al progetto.

Per questa analisi esiste una griglia a tre dimensioni: INTERESSE-POTERE-ATTEGGIAMENTO

L’interesse misura il grado di coinvolgimento emotivo nel progetto. Il potere esprime la capacità di influenzare il progetto in modo positivo o negativo, ad esempio decretandone la chiusura o l’ampliamento. L’atteggiamento è l’orientamento positivo o negativo nei confronti del progetto.

Gli stakeholder con un alto livello sia di interesse che di potere richiedono la massima attenzione. È utile classificarli in gruppi omogenei in base al loro potere e interesse e definire strategie di gestione personalizzate per ogni gruppo.

Una volta identificati gli stakeholder, il passo successivo è coinvolgerli attivamente nel progetto. E’ fondamentale attivare una buona comunicazione nei loro confronti. È importante spiegare a ogni stakeholder il progetto in dettaglio, il suo valore e benefici, rispondere a tutte le domande e tenerli informati su progressi e cambiamenti man mano che il progetto avanza.

La comunicazione deve essere differenziata in base allo stakeholder. La differenza di comunicazione riguarda la frequenza di aggiornamento, la modalità (formale o informale), il metodo di aggiornamento (push o pull), il tipo di attività (email, riunioni bidirezionali, presentazioni unidirezionali, portali, relazioni, infografiche, ecc.).

Spesso si tendono ad evitare incontri o raccolta di feedback da parte degli stakeholder. Questa politica che potrebbe essere vista come il voler “mettere la testa sotto la sabbia” alla lunga non paga. Ottenere un input e un feedback da parte degli stakeholder è utile per anticipare e affrontare potenziali problemi.

Durante lo svolgimento del progetto, bisogna agire in modo tale che i manager delle unità organizzative interessate dal cambiamento siano responsabilizzati e motivati a sostenere attivamente il progetto. Troppo spesso si assiste in azienda a situazioni in cui quando il progetto è un successo, tutti sono stati promotori e sostenitori, mentre se il progetto è in difficoltà tutti si defilano per non venire “contagiati” dall’immagine negativa. È opportuno identificare all’interno di ciascuna unità uno stakeholder chiave, un facilitatore, che funga da collegamento con il team di progetto e che si adoperi per fare attivamente un’opera di comunicazione e cooperazione.

Una efficace gestione del malcontento è un altro elemento chiave. È probabile che durante un progetto complesso di change management emergano difficoltà, malumori e resistenze, che possono mettere a rischio il buon esito del progetto. È importante monitorare gli stakeholder, identificare rapidamente potenziali aree di insoddisfazione ed intervenire per risolverle. Innanzitutto bisogna avere la sensibilità di capire immediatamente dai segnali deboli se c’è qualche area di insoddisfazione. Una minore tempestività nel dare risposte, una minore disponibilità ad agire per il progetto, qualche commento o ancora peggio, un eloquente silenzio, sono segnali che vanno immediatamente intercettati. Subito dopo, bisogna individuare le strategie migliori per risolvere queste insoddisfazioni. La letteratura sulla gestione dei conflitti ci indica le principali strategie da adottare: la comunicazione diretta, la mediazione, la negoziazione e il compromesso.

Infine, è opportuno valutare periodicamente il livello di soddisfazione e supporto degli stakeholder al progetto, per verificare l’efficacia delle strategie di gestione adottate ed apportare eventuali correzioni. Attività di allineamento sull’andamento del progetto, sugli obiettivi raggiunti e sulle difficoltà, sui benefici che si stanno ottenendo e su quelli attesi, sono necessarie durante tutto il corso del progetto e anche dopo la sua chiusura. Il successo di un progetto di change management, dipende in gran parte da quanto gli stakeholder sono coinvolti e allineati rispetto alle finalità del progetto. Una buona gestione degli stakeholder prosegue anche dopo il termine del progetto, per valorizzare i benefici raggiunti e consolidare i cambiamenti.

A.Q.A. Network è attiva nei progetti di Change Management e può aiutare le aziende che stanno portando avanti progetti di cambiamento organizzativo nel pianificare e gestire la comunicazione con tutte le parti interessate affinchè vi sia una effettiva sinergia e si attivi un lavoro di sistema in grado di aumentare le probabilità di successo del progetto.

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